Planens formål er å avlaste ledere og medlemmene i en krisesituasjon. Planen forutsetter at det skal gis konkret, åpen informasjon om det som har skjedd på de tidspunkter som er hensiktsmessig ut fra den hendelse som skal håndteres.
Hva som kommuniseres og til hvem kan i enkelte tilfeller bli styrt av offentlige myndigheter som for eksempel politiet. Det anbefales å søke råd hos Vest-Agder Idrettskrets i de tilfeller dette faller naturlig, eller andre med kompetanse.
HIF skal sørge for at det i forbindelse med hendelser og andre situasjoner, som krever en krisehåndtering, følges opp med deltakelse overfor den eller der dette er naturlig. Oppfølgingen skal skje på en ryddig og verdig måte.
Klubben skal ha:
En åpen, konkret og tillitsfull informasjon om det som har skjedd for å unngå informasjonsvakuum, misforståelser og utilsiktede oppfatninger. I de tilfeller andre aktører, for eksempel politiet er involvert, skal informasjon gis i samråd.
Det skal tas tilbørlig hensyn slik at personer og miljøer, som eventuelt måtte ha behov for det, blir skjermet for oppmerksomhet.
HIFs beredskapsgruppe skal bestå av:
- Klubbens leder
- Klubbens økonomiansvarlige
- Leder for fotball
- Leder for håndball
- Eventuelle andre personer gruppen finner hensiktsmessig å trekke inn
I følgende saker skal beredskapsgruppen tre i funksjon og møtes straks saken blir kjent for en eller flere sentrale personer:
- Overgrepssaker
- Ulykke med personskader
- Dødsfall blant klubbens medlemmer
- Økonomisk utroskap
- Klare og omfattende brudd på det klubben ønsker å stå for
- Andre saker som kan medføre medieoppslag eller offentlig oppmerksomhet
Innkallingen skal skje fra den som først får kunnskap om hendelsen uansett posisjon.
Beredskapsutvalgets sammensetning:
Styreleder Tor Einar Pedersen, telefon 900 80 004
Nesteleder Eva Høksaas, telefon 916 16 001
Ansvarlig for medlemsregister, John Olav Bjørnestad, telefon 412 02 016
Økonomi- og sponsoransvarlig, Martijn Roos, telefon 467 89 321
Materialforvalter Geir Arne Aanesland, telefon 482 37 687
Ansvarlig for informasjon, Stine Elise S. Bremnes, telefon 932 53 930
Sponsoransvarlig Øystein Gitmark-Nilsen, telefon 901 47 735